Social Intranet: Evolutionsstufen der Einführung. Und ein paar Tipps.

Social Media verändert Vieles: Die meisten Menschen sind heute gewohnt, aus einer Vielzahl von Informationen die für sie relevanten herauszufiltern. Zudem ist das Kommentieren, Liken, Teilen und Bewerten inzwischen Standard – und jeder kann selbst Inhalte erstellen. Es macht also auch innerhalb von Organisationen Sinn, Informationsweitergabe neu zu organisieren. Statt Informationen einfach an alle zu verteilen (Push-Prinzip, wie bei den klassischen Nachrichten) lassen sie sich so hinterlegen, dass sich jeder ziehen kann, was er braucht (Pull-Prinzip). Und direktes Feedback dazu geben kann. Das alles – und einiges mehr – leisten Social Intranets. Führt man sie neu ein, durchlaufen sie unweigerlich verschiedene Evolutionsstufen:

Level 1: Der virtuelle Pausenraum

Die ersten Kollegen haben sich angemeldet, einige sogar ihr persönliches Profil ausgefüllt. Kerstin lädt die Termine für das interne Kickerturnier hoch; Heinz und Bernd gefällt das. Norberts Chatgruppe “Wer will mittags Pizza mitbestellen?” ist auf 23 Leute angewachsen.
Die Arbeit hingegen wird nach wie vor über Mails, Hausmitteilungen oder gar Umlaufmappen organisiert.
Nun kann man sagen, wer braucht eigentlich diese Phase, das kann man doch sicher mit einem straffen Rollout-Plan abkürzen. Kann man – aber diese Phase hat viel Gutes: Nutzer setzen sich spielerisch und ohne großen Druck mit den neuen Funktionen auseinander. Seit wir Anfang der “Nullerjahre” bei arvato mit Foren, Wikis und Wissensdaten experimentiert haben, beobachte ich immer wieder Nutzer, die neue Tools lieber mit “ungefährlichem” Content testen. Und auf diese Weise entsteht Sicherheit in der Bedienung.

Was Sie unterstützend tun können: Bieten Sie freiwillige Trainings an. Stellen Sie Video-Anleitungen zur Verfügung. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie Ihr Profil mit Foto und relevanten Stichworten vervollständigen. Und lassen Sie dann die Kollegen in Ruhe ausprobieren.

Level 2: Der Arbeits-Archipel

Erste Projektteams haben die neue Plattform für sich entdeckt, legen gemeinsame Dokumente ab und beginnen, ihre Status-Updates miteinander zu teilen. Der Lenkungsausschuss wird zur Sicherheit noch gesondert per Mail informiert. Erste Veranstaltungen werden über das Social Intranet organisiert; einige Nutzer melden sich unverbindlich an. Es ist ungewiss, wer wirklich kommt.
Große Teile der Belegschaft arbeiten nach wie vor mit anderen Tools und Netzwerken. Währenddessen stellen sich auf den neuen Arbeitsinseln erste Produktivitätsgewinne ein. In dieser Stufe schwappt die Nutzung von den sogenannten “early adopters” auf die “early majority” über.

Was Sie unterstützend tun können: Stellen Sie typische Anwendungsfälle zur Verfügung, die einen erkennbaren Nutzen stiften. Sorgen Sie dafür, dass positive Erfahrungen geteilt werden. Verlinken Sie in Mails & Co. immer wieder aufs Intranet, statt Anhänge zu versenden. Und, ganz simpel: Legen Sie das Ding als Startseite fest.

Level 3: Relevanz für die Masse

Nun kommt keiner mehr am Social Intranet vorbei. Wer ein IT-Problem hat, muss dies jetzt plötzlich im Intranet ins Helpdesk-Formular eintragen. Hausmitteilungen gibt es ab sofort nur noch hier. Alle sind angehalten, ihre Profile auszufüllen, so dass jeder, der nach bestimmten Themen sucht, gleich den passenden Experten dazu findet. Parallel dazu werden konkurrierende Plattformen nach und nach abgeschaltet.
Ob diese Angebote auch rege genutzt werden, ist zu diesem Zeitpunkt meist nicht bekannt: Die Zugriffszahlen werden nicht erfasst, geschweige denn die Nutzung analysiert. Auch ist das Top-Management bisher noch nicht virtuell in Erscheinung getreten.

Was Sie unterstützend tun können: Integrieren Sie die Standardprozesse mit der größten Reichweite ins Intranet. Trainieren Sie neue Arbeitsroutinen. Binden Sie andere IT-Tools und Plattformen mit ein.

Level 4: Top-Management zum Anfassen

Ob das Social Intranet das Zeug zum kulturprägenden Kommunikations- und Zusammenarbeitsvehikel hat, entscheidet sich spätestens in dieser vierten Evolutionsstufe. Ein gutes Beispiel ist der CEO-Blog. Ob er funktioniert, hängt entscheidend davon ab, dass ernsthaft Gebrauch von der Kommentarfunktion gemacht wird und die Mitarbeiter-Kommentare (auch die kritischen) tatsächlich beantwortet werden.

Was Sie unterstützend tun können: Bringen Sie Meinungsumfragen ins Intranet. Legen Sie Diskussions-Panels für hierarchie- und bereichsübergreifende Diskurse an – und moderieren Sie diese Foren. Erwarten Sie trotzdem nicht, dass ähnlich wild geliked und kommentiert wird, wie Sie das privat von Facebook kennen: Die Dynamiken in einer Organisation sind andere und nicht mit der freien Wildbahn zu vergleichen. Haben Sie Geduld.

Level 5: Der feste Organisations-Anker

Die Relevanz für die Nutzer steigt – und damit auch die Akzeptanz und die Nutzungsquote. Die Qualität der Suche wird Stück für Stück verbessert. Das Social Intranet entwickelt sich allmählich zu DER Plattform für die interne Kommunikation – was man unter anderem daran erkennt, dass das Mailaufkommen sinkt.

Was Sie unterstützend tun können: Betreiben Sie internes SEO! Analysieren Sie die Nutzung und optimieren Sie peu à peu die Inhalte. Sorgen Sie dafür, dass ein Redaktionsteam (oder die einzelnen Seiteninhaber) sich um die Verbesserung der Suche kümmert: Suchanfragen sollten nicht massenhaft ins Leere führen; deshalb ist das (Nach-)Verschlagworten wichtig.

Wenn Ihr Social Intranet alle diese Evolutionsstufen durchlaufen hat, ist es auf dem besten Weg, eine Kulturveränderung anzuschieben: Direktere Kommunikation (und damit kürzere Entscheidungswege), direktes Feedback, offene Diskurse, eine Mentalität des Teilens und der “open documents” – das alles ist langfristig drin. Ich finde, der Aufwand lohnt.

Und wie ist das bei Ihnen?

In welcher Stufe steckt Ihr Intranet-Projekt gerade? Oder planen Sie eines? Oder lieber nicht? Über Kommentare freue ich mich!