Lost in timeboxing

Man kann für alles ewig brauchen. Jede Idee zu Tode diskutieren. Ein weiser älterer Herr hat einmal festgestellt, dass Arbeit stets so lange braucht, wie man ihr Zeit zur Verfügung stellt. Das nennt man dann das “Parkinson’sche Gesetz.”. Damit lässt sich von Aufschieberitis über Perfektionismus bis zum völligen Am-Kundenbedürfnis-vorbei-arbeiten eine Menge erklären. Und so ist es nur logisch, darauf mit strengen Zeitlimits zu reagieren: Man vereinbart vorher, in welchem Zeitabschnitt was fertig werden soll. Das funktioniert mit der Entwicklung von Produkten genauso wie beim Umgang mit Meetingzeiten.

Die Bedeutung von Timeboxing im agilen Arbeiten

In agilen Arbeitsmethoden wie zum Beispiel Scrum hat Timeboxing seinen festen Platz: Da das Ziel ist, in möglichst kurzer Zeit einen ersten Wurf eines aus Kundensicht funktionsfähigen (Teil-)Produkts rauszubringen, wird in mehreren klar definierten Zeitintervallen gearbeitet. Und da alle Teammitglieder vorher genau definiert haben, was “fertig” bedeutet, nach Ablauf der Zeit die Funktionalitäten in freier Wildbahn überprüfen und sich fürs nächste Intervall Anpassungen vornehmen, erfüllt das Ganze seinen Zweck: Man ist insgesamt schneller und verzettelt sich nicht.

Das funktioniert auch in Besprechungen – wenn die Regeln die gleichen sind

Auch für Meetings und Workshops lohnt es sich, Zeiten strikt zu begrenzen. Will eine Gruppe zum Beispiel neue Ideen für ein bestehendes Problem entwickeln, bieten sich Brainstorming-Methoden an: Masse statt Klasse ist (zunächst) das Motto – und hier hilft es, wenn neue Ideen im ersten Schritt weder diskutiert noch bewertet werden. Die Annahme ist hier: Die Ideenquantität nimmt nach den ersten 10 Minuten drastisch ab oder, anders formuliert: Was nach 10 Minuten nicht da ist, kommt nimmer mehr. Die Liberating Structures Methoden machen sich dieses Prinzip zu Nutze und bieten eine Fülle an stark strukturierten Moderationspraktiken mit klaren Zeitangaben für verschiedene Anwendungsfälle. Doch Achtung: Der Erfolg geht mit der Kombination der verschiedenen Sequenzen einher. Genau wie beim agilen Arbeiten ist es mit einem einmaligen Timeboxing nicht getan.

Schade: Timeboxen, aber danach nicht überprüfen & anpassen

Vor einiger Zeit fand ich mich als Teilnehmerin in einem Workshop wieder, in dem über einen mehrstündigen Zeitraum eine 10-Minuten-Timebox die nächste jagte. Auch im Folgeworkshop war es genauso: Die Agenda war strikt durchgetaktet und es gab leider keine Möglichkeit, auf den Ergebnissen vom ersten Termin aufzubauen oder sie zu verfeinern. Noch dazu gab es mehrere introvertierte Teilnehmer, denen es offenbar deutlich schwerer fiel, ihre Ideen in den ersten Sekunden laut in die Welt zu rufen. So blieb es leider auch auf längere Sicht bei oberflächlichen Ergebnissen – und das ist kein Wunder: Unter Zeitdruck produzieren die Menschen oft mehr desselben, so genannte Lösungen erster Ordnung. Komplexe Problemstellungen vertragen dagegen einen Perspektivwechsel, um aus eingefahrenen Lösungsmustern auszubrechen. Das wiederum braucht ergänzend das sprichwörtliche “Sackenlassen” oder “herumkauen”.

Worauf achten, damit Timeboxing seine Wirkung entfaltet?

Wie eingangs gesagt: Um zackig mit Lösungsansätzen aufwarten zu können, ist Timeboxing eine gute Angelegenheit. Hier sind ein paar Punkte, die Sie beachten können, um gleichzeitig mehr herauszuholen:

1. Schauen Sie, ob Ihr Thema überhaupt geeignet ist.
   Geht es um Ideenfindung? Darum, einen Prototypen zu bauen? Erst einmal viel zu sammeln, das später priorisiert werden soll? Prima, dann ist Timeboxing eine gute Idee!
   Geht es dagegen eher darum, einen Konflikt herauszuarbeiten? Einen neuen Ansatz für ein schon lange bestehendes Problem zu finden? Einem Phänomen auf den Grund zu gehen? Dann ist es hilfreich, nach anderen Ansätzen Ausschau zu halten. Timeboxing kann dabei sogar ein Puzzleteil sein, muss es aber nicht.
2. Stellen Sie sicher, dass die Zeitbegrenzung nur ein Teil eines größeren Ganzen ist.
   Geht es zum Beispiel um einen längeren Workshop, nähern Sie sich einem Problem beispielsweise mit einigen Minuten in Einzelarbeit, lassen die Teilnehmer anschließend zu zweit noch einmal vertiefen – oder aussieben – und später dann in der größeren Runde. Ein schönes Beispiel dafür ist 1-2-4-all aus den Liberating Structures.
3. Vereinbaren Sie die Intervalle gemeinsam und stellen Sie sicher, dass der Auftrag klar ist.
   Nehmen wir noch einmal das Entwickungsteam aus dem Scrum-Beispiel oben: Die Arbeit an einem klar definierten Aufgabenpaket in einem fest vereinbarten Zeitraum wird von allen Teammitgliedern getragen. Es ist nicht zu verwechseln mit einer schlicht von außen vorgegebenen Deadline! Genauso ist das auch in der Moderation beispielsweise eines Workshops: Machen Sie so klar wie möglich, was am Ende der Timebox herauskommen soll und wie mit diesem (Zwischen-)Ergebnis anschließend weitergearbeitet wird.
4. Denken Sie an die Introvertierten.
   Verwechseln Sie Timeboxing nicht mit “Wer zuerst schreit, hat Recht.”. Bauen Sie die Moderationssequenzen nach Möglichkeit immer so, dass etwas Zeit zum stillen Nachdenken ist. Fehlt diese, werden sich die Extrovertierten eher mit ihren Ideen durchsetzen und andere, womöglich ebenfalls interessante Beiträge entfallen.
5. Überreizen Sie es nicht.
   Man kann eine Gruppe von Menschen mit viel Tempo durch den Tag hetzen und dabei sogar kollektiv das Gefühl bekommen, unglaublich viel geschafft zu haben. Sehen Sie das Ganze eher als Prozess & holen Sie auch nach längerer Zeit Feedback ein – so sehen Sie, ob der kurzfristige Erfolg sich auch dauerhaft hält.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Timeboxing gemacht? Über Kommentare freue ich mich!